Boss förenklar
schemaläggning på Coop

För att arbetet med att göra ett schema för hur personalen i en butik ska arbeta krävs att det finns ett enkelt system för att jobba fram ett sådant. Det är många faktorer att ta hänsyn till: hur ligger helgerna, vilka är frånvarande, när på dagen har butiken det största trycket osv.

På Coop inför man nu ett nytt personalplaneringssystem som ska underlätta schemaarbetet. Samtidigt försvinner stämpelklockorna.
  Schemaläggning har alltid handlat om att pussla och jämka på olika sätt. Mycket svett har gått åt för att få fungerande arbetsscheman.
  Inom Coop inför man nu ett nytt verktyg, som ska göra det enklare att göra upp scheman.
  Boss (Behov och schemaplanering Sverige) heter systemet, som ska införas i Coops samtliga kedjekoncept – Forum Extra, Konsum och Nära med start under hösten. För närvarande pågår utbildning i det nya verktyget.
  – Verktyget fungerar så, att först kartläggs behoven på butiken eller stormarknaden. Behoven blir sedan underlag för ett grundschema, berättar Monika Höglind, personalchef i Coop Sverige.
  Hur almanackan ser ut kan rubba grundschemat och detta anpassas efter hur helger och högtider ligger. Detta ger sedan det verkliga schemat.
  – Även tidrapporteringen görs i Boss och uppgifterna förs direkt över till systemet för löneutbetalningar, säger Monika Höglind.
  Systemet Boss innebär inte enbart att man planerar när var och ska börja och sluta. Det går även att planera in vilka arbetsmoment som ska göras och när de ska göras.
  – Det finns en flexibilitet i systemet, säger Lennart Eriksson, stormarknadschef på Coop Forum Eskilstuna, en av de enheter där Boss har pilottestats i cirka fyra månader.
  – Varje morgon kan man titta över vilka vakanser som uppstått och justera de inplanerade arbetsmomenten.
  – De anställda vet då i förväg när de börjar och slutar och får en lista över vad de ska göra när de kommer på morgonen.
  I Eskilstuna har försöket utfallit efter förväntningarna.
  – Det är klart att det var lite jobbigt i början innan vi blev vana vid Boss, men det har fungerat bra sedan, säger Lennart Eriksson.
  – En av fördelarna med Boss är att det håller reda på alla lagar och avtal, som att personalen bara ska sitta i kassan fyra timmar. Det går också lätt att få fram den totala personalkostnaden för varje dag.
  Inom Coop håller man nu för fullt på med utbildning i det nya systemet. Det kommer att införas på 29 stormarknader under hösten och på de resterande nästa år. När det gäller supermarket är det Coop Extra och de större Coop Konsum som är första ut.
  – Erfarenheterna är positiva i de enheter där vi testat Boss. Vi har råkat ut för att systemet haft några fel, men de har vi fått rättade så att övriga stormarknader och butiker ska slippa dem, berättar Monika Höglind.
  När Boss införs innebär det också ett adjö till stämpelklockorna. Var och en får istället ta ansvar för sin egen arbetstid.
  – Boss är inte kopplat till någon stämpelklocka, istället skriver man på en lapp om man kommit för sent, gått tidigare eller jobbat över, säger Monika Höglind.
  – Lapparna läggs i en brevlåda till planläggarna, som gör korrigeringen i Boss, Vi är ett modernt företag, som litar på våra medarbetare. Därför behövs inte stämpelklockorna.
  Och i det praktiska försöket har det visat sig att borttagandet av stämplingsmomentet inte inneburit någon nackdel.
  – Jag har hört att det finns en del kollegor som varit lite skeptiska, men det har fungerat bra, efter det att stämpelklockorna försvann, säger Lennart Eriksson.
  – Om personalen känner engagemang och går upp i jobbet fungerar systemet bra.
  Det är inget hastigt beslut som gjort att Coop nu inför Boss.
  – Vi har under en rad av år testat flera olika bemanningssystem, säger Monika Höglind.
  – Det känns otroligt bra att vi nu beslutat oss för ett system som är lika för både butiker och stormarknader.
  – Boss är ett bra system för att hålla koll på timmar och kostnader. När vi lärt oss det kommer kontorsarbetet att gå snabbare och vi får mer tid till kunderna.